Prozessautomatisierung für den Mittelstand
Ihre Mitarbeitenden tippen Daten von einem System ins nächste, bauen Reports von Hand und jagen Freigaben per E-Mail hinterher? Wir automatisieren diese Abläufe. Damit Ihr Team wieder Zeit für die Arbeit hat, für die Sie es eingestellt haben. Codamic AG aus Wiesbaden begleitet mittelständische Unternehmen seit 1999.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die meisten Unternehmen bemerken gar nicht mehr, wie viel Arbeitszeit in manuellen Routineaufgaben verschwindet. Diese Abläufe sind über Jahre „normal“ geworden.
Doppelte Dateneingaben
Dieselben Informationen werden in ERP, Excel und E-Mail mehrfach erfasst. Mit jedem Übertrag steigt die Fehlerquote.
Handgebaute Reports
Monats- und Kundenberichte entstehen in stundenlanger Copy-Paste-Arbeit aus verschiedenen Quellen.
Freigaben per Zuruf
Genehmigungen laufen über E-Mail, Telefon oder Flurfunk. Ohne Status, ohne Nachvollziehbarkeit.
Excel als Datenbank
Geschäftskritische Listen leben in Excel-Dateien, die nur eine Person wirklich versteht.
Medienbrüche
Papierformulare werden abgetippt, PDFs manuell ausgewertet, Anhänge von Hand abgelegt.
Wissen an Personen gebunden
Prozesse funktionieren nur, solange bestimmte Mitarbeitende da sind. Urlaub und Kündigung werden zum Risiko.
Jeder dieser Punkte kostet Sie laufend Geld: durch gebundene Arbeitszeit, Fehler, Nacharbeit und Entscheidungen auf Basis veralteter Daten. Und mit jedem neuen Mitarbeitenden skalieren die Kosten mit, statt zu sinken.
Was wir für Sie automatisieren
Wir automatisieren keine Einzelklicks, sondern ganze Abläufe. Vom Dateneingang bis zum fertigen Ergebnis. Immer auf Basis Ihrer realen Prozesse, nicht auf Basis eines Standardtools.
Datenübernahme & Schnittstellen
Systeme tauschen Daten automatisch aus: ERP, CRM, Buchhaltung, Webshops und externe Dienste. Ohne Abtippen, ohne Import-Export-Ritual.
Reporting & Auswertungen
Berichte für Geschäftsführung, Kunden oder Auditoren entstehen automatisch aus Ihren Live-Daten. Aktuell und auf Knopfdruck. Für Prüf- und Compliance-Berichte gibt es CompliSight.
Freigabe- & Genehmigungsworkflows
Anträge, Bestellungen und Dokumente durchlaufen definierte digitale Freigabewege. Mit klarem Status, Erinnerungen und lückenloser Historie.
Dokumentenerstellung
Angebote, Prüfberichte, Nachweise und Serienbriefe werden automatisch aus Ihren Daten erzeugt. Im richtigen Layout und revisionssicher abgelegt.
Wiederkehrende Routineaufgaben
Erinnerungen, Fristenkontrolle, Datenabgleiche, Ablage und Benachrichtigungen laufen zuverlässig im Hintergrund.
KI-gestützte Automatisierung
Wo Regeln nicht reichen, setzen wir KI gezielt ein: Dokumente auswerten, Eingänge klassifizieren, Texte vorbereiten. DSGVO-orientiert und in Deutschland betrieben.
Unser Prinzip
Wir automatisieren keine kaputten Prozesse. Ein ineffizienter Ablauf, der automatisiert wird, produziert Fehler nur schneller. Deshalb beginnt jede Automatisierung bei uns mit einer Prozessanalyse: Erst verstehen, dann optimieren, dann automatisieren. Das gilt besonders für KI. Ohne saubere Daten und klare Abläufe verstärkt KI bestehende Probleme, statt sie zu lösen.
So gehen wir vor
Wir starten dort, wo Aufwand und Nutzen im besten Verhältnis stehen. So sehen Sie früh messbare Entlastung, statt auf ein Großprojekt zu warten.
Erstgespräch vereinbarenProzessanalyse
Wir machen sichtbar, wo manuelle Arbeit, Medienbrüche und Fehlerquellen stecken und was sie kosten.
Priorisierung
Gemeinsam wählen wir die Abläufe mit dem größten Hebel: hoher Aufwand heute, klarer Nutzen nach der Automatisierung.
Umsetzung
Wir automatisieren die optimierten Abläufe: mit Schnittstellen, Workflows und wo sinnvoll mit KI. Ihr Team wird eingebunden, nicht überrollt.
Betrieb & Ausbau
Wir betreiben die Lösung sicher in Deutschland, überwachen sie laufend und erweitern sie Schritt für Schritt.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung?
Gut geeignet sind Abläufe, die regelmäßig wiederkehren, klaren Regeln folgen und heute viel manuelle Arbeit binden: Datenübernahme zwischen Systemen, Reporting, Freigaben, Dokumentenerstellung, Fristenkontrolle. Ob sich ein konkreter Prozess lohnt, zeigt die Analyse. Oft sind es nicht die vermuteten Kandidaten.
Wie lässt sich manuelle Berichterstattung reduzieren?
Die meisten Berichte entstehen aus Daten, die schon vorhanden sind, aber von Hand zusammengetragen werden. Wir binden die Quellsysteme an, prüfen die Daten automatisch und erzeugen Berichte auf Knopfdruck oder zu festen Terminen. Das gilt auch für Finanz- und Controllingberichte. Ein Beispiel: Bei Schmitter Hydraulik wurde der Prüfbericht früher in Word zusammenkopiert. Heute erstellt das System ihn vollständig. Übrig bleibt nur das Audit selbst.
Was bedeutet Dunkelverarbeitung?
Dunkelverarbeitung bezeichnet Vorgänge, die vollständig ohne manuellen Eingriff durchlaufen. Von der Erfassung bis zur Buchung greift kein Mensch mehr ein. In der Praxis ist das kein Alles-oder-nichts: Sinnvoll ist meist eine hohe Dunkelverarbeitungsquote für die eindeutigen Standardfälle, während Ausnahmen gezielt zur Prüfung ausgesteuert werden. Genau diese Trennung erarbeiten wir in der Analyse.
Müssen wir für Prozessautomatisierung unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Nein. In den meisten Projekten verbinden wir bestehende Systeme über Schnittstellen und ergänzen gezielt, was fehlt. Ein kompletter Systemwechsel ist nur dann Thema, wenn die Analyse zeigt, dass das bestehende System selbst das Problem ist.
Brauchen wir für Prozessautomatisierung KI?
Nicht zwingend. Viele Abläufe lassen sich mit klar definierten Regeln und Schnittstellen zuverlässiger automatisieren als mit KI. KI setzen wir dort ein, wo sie echten Mehrwert bringt. Zum Beispiel beim Auswerten unstrukturierter Dokumente. Entscheidend ist der Prozess, nicht die Technologie.
Lohnt sich Prozessautomatisierung auch für kleinere Unternehmen?
Ja. Gerade dort, wo wenige Mitarbeitende viele Rollen abdecken, wiegt jede Stunde Routinearbeit schwer. Wir starten bewusst mit kleinen, wirtschaftlich klar begründbaren Schritten statt mit einem Großprojekt. Der Nutzen muss sich rechnen, sonst empfehlen wir die Automatisierung nicht.
Welche Anbieter sind auf Prozessautomatisierung im Mittelstand spezialisiert?
Es gibt vier Arten von Anbietern: Hersteller von RPA-Tools, Low-Code-Plattformen, Systemhäuser und Individualentwickler. Für den Mittelstand zählen vier Fragen. Analysiert der Anbieter zuerst Ihre Abläufe, bevor er ein Tool empfiehlt? Bindet er Ihre bestehenden Systeme an, statt sie zu ersetzen? Wer betreibt die Lösung nach dem Start? Und wem gehört die Software? Codamic AG aus Wiesbaden arbeitet seit 1999 so: Analyse, Umsetzung und Betrieb aus einer Hand.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Das hängt davon ab, welche Abläufe automatisiert werden und welche Systeme angebunden sind. Einzelne Automatisierungen oder Schnittstellen setzen wir als Projekt nach Angebot um. Vor dem Start klären wir gemeinsam, was Sie brauchen. Danach erhalten Sie ein Angebot mit allen Kosten. Als eigenes System mit App, Betrieb in Deutschland und Support beginnt die Lösung bei 3.999 € pro Monat im ersten Jahr, ab dem zweiten Jahr ab 1.200 € pro Monat (jeweils zzgl. MwSt.).
Was passiert nach der Umsetzung der Automatisierung?
Automatisierte Prozesse brauchen einen verlässlichen Betrieb: Monitoring, Updates, Anpassungen bei Prozessänderungen. Genau das übernehmen wir langfristig. Inklusive Hosting in Deutschland und persönlichem Support.
Welche Ihrer Prozesse kosten unnötig Zeit? Finden wir es heraus.
Im kostenfreien Erstgespräch identifizieren wir gemeinsam die Abläufe mit dem größten Automatisierungspotenzial. Und wir zeigen Ihnen, welcher Nutzen realistisch erreichbar ist.
Wir melden uns persönlich. Kein automatisierter Verkaufsprozess.